Auszug - Beauftragung einer umfassenden Organisationsuntersuchung auf Ebene der notwendigen Arbeitsprozesse und Umsetzung der Untersuchungsergebnisse vor dem Hintergrund der Herausforderungen der Digitalisierung in der Verwaltung der Stadt Schmalkalden  

Herr Abicht beantragt, die Beschlussfassung zu vertagen. Die Corona-Maßnahmen verursachen einen anderen Geschäftsbetrieb in der Verwaltung („Notbetrieb“), so dass der reguläre Geschäftsbetrieb nicht analysiert würde.

Der Bürgermeister kann dies nachvollziehen, da beispielsweise einige Mitarbeiter in Homeoffice arbeiten. Die Analyse beginnt jedoch nicht unmittelbar nach Beschlussfassung. Die KGSt hat die Untersuchung der Stadtverwaltung Schmalkalden für August 2022 eingeplant und benötigt die Zeit bis dahin als Vorlauf, für Vorgespräche usw. Bei späterer Beschlussfassung verschiebt sich die Organisationsuntersuchung ebenfalls nach hinten.

Herr Liebaug ergänzt, dass die Beschlussfassung nicht vertagt werden sollte, da aufgrund des Onlinezugangsgesetzes die Verwaltungsdienstleistungen bis Ende 2022 auch digital anzubieten sind. Die Organisationsuntersuchung soll dazu dienen, im Rahmen der Digitalisierung die Prozesse zu optimieren – auch im Sinne einer möglichen Entlastung der Mitarbeiter.

Herr Danz stimmt den Ausführungen von Herrn Liebaug zu. Die Verwaltung kann intern regeln, wann und wie die Organisationsuntersuchung durchgeführt wird.

Herr Kaiser unterstützt eine heutige Beschlussfassung ebenfalls und begrüßt, dass der Personalrat der Stadtverwaltung eingebunden ist.

Herr Lorenz merkt an, dass die Beschlussfassung die Organisationsuntersuchung „anschiebt“, die Untersuchung selbst jedoch erst später durchgeführt wird. Sollte sich zwischenzeitlich ergeben, dass der Geschäftsbetrieb der Verwaltung eine Analyse zum geplanten Zeitpunkt nicht hergibt (z.B. aufgrund Überlastung), wird die Verwaltung gebeten, dies mitzuteilen.

Herr Abicht nimmt die vorhergehenden Ausführungen zur Kenntnis und zieht den Antrag auf Vertagung zurück.

Herr Liebaug möchte den Sinn und Zweck der Organisationsuntersuchung nochmals klarstellen und eventuellen Spekulationen vorgreifen:

Es geht explizit nicht um Personalreduktion, sondern um Unterstützung auf dem Weg zu einer digitalen, bürgerfreundlichen Verwaltung. Aufgrund des Onlinezugangsgesetzes besteht die Pflicht, ca. 450 Verwaltungsdienstleistungen zu digitalisieren. Dabei soll die Organisationsuntersuchung helfen, indem Abläufe geprüft und für die Aufbauorganisation sowie für künftige Personalbedarfe und die Weiterqualifizierung der Mitarbeiter berücksichtigt werden – auch im Hinblick auf eine zukunftsweisende Personalentwicklungskonzeption. Die Stadt als Arbeitgeberin trägt gegenüber den Mitarbeitern die Verantwortung, die Arbeit so zu strukturieren und zu „portionieren“, dass sie in der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit auch zu bewältigen ist. Die vorliegenden Überlastungen müssen dringend reduziert werden – auch das ist ein bei der Untersuchung zu betrachtender Aspekt: Unterstützung der Stadtverwaltung hin zu einer modernen, attraktiven Arbeitgeberin.

Herr Abicht stellt den Änderungsantrag zur Analyse der bisherigen Personalstruktur auf Basis der Stellenbeschreibungen, tatsächlichen Tätigkeiten und Ausbildung.

Mehrere Stadträte geben zu bedenken, dass das der „Ist-Analyse“ entspricht, die sowieso in der Organisationsuntersuchung enthalten ist. Herr Kaiser bezeichnet den Antrag von Herrn Abicht als „Stör-Antrag“, den er inhaltlich nicht nachvollziehen kann.

Herr Glienke bestätigt, dass die Organisationsuntersuchung eine Ist-Analyse beinhaltet. Daraufhin zieht Herr Abicht seinen Antrag zurück.

Herr Liebaug merkt an, dass den Fraktionsvorsitzenden heute eine E-Mail von Herrn Glienke zugegangen ist, in der er die Ziele der Organisationsuntersuchung konkretisiert (gemäß Arbeitsauftrag an die Verwaltung aus der Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss).

Die E-Mail wird im Nachgang allen Stadträten als Anlage zur Niederschrift der heutigen Stadtratssitzung über Allris® zur Verfügung gestellt. Herr Glienke fasst die wesentlichen Punkte zusammen:

-          Die Behörden- und Projektziele der Organisationsuntersuchung sind aufeinander abzustimmen.

Wenn Projektziel die Einsparung von Personal wäre, muss abgestimmt werden, wie das mit dem Behördenziel einer schnellen Antragsbearbeitung einhergehen kann.

-          Das Vorgehen für die Organisationsuntersuchung ist skizziert: zu erledigende Verwaltungsaufgaben festlegen → Geschäftsprozesse optimieren → Personalbedarf ermitteln.

-          Weitere Projektziele sind zu definieren: Analyse von Zuständigkeiten und Arbeitsweisen, Identifizierung von Schnittstellen, Erkennen und Beheben von Kommunikationsbrüchen, Digitalisierung der Geschäftsprozesse.

Herr Abicht führt aus, dass sein gestellter und mittlerweile zurückgezogener Antrag auf der heute zur Verfügung gestellten Beschlussvorlage in Verbindung mit der ebenfalls heute zugegangenen E-Mail basierte, womit er sich  in Vorbereitung der Stadtratssitzung befasste.

Weitere Fragen oder Anregungen gibt es nicht.

Herr Lorenz stellt die Beschlussvorlage zur Abstimmung. Mit der Maßgabe, dass die klarstellende E-Mail von Herrn Glienke der Niederschrift als Anlage beigefügt und damit Bestandteil der Niederschrift wird, stimmt der Stadtrat daraufhin einstimmig zu. Auf die Änderung der Beschlussvorlage wird verzichtet.

Beschluss Nr. 003/22S

Der Bürgermeister wird beauftragt,

1. eine umfassende Organisationsuntersuchung der Verwaltung der Stadt Schmalkalden unter Zuhilfenahme externer Expertise zu beauftragen. Hierfür sollen die Möglichkeiten und das Fachwissen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) - Verband für kommunales Management - genutzt werden.

2. das Ergebnis der Organisationsuntersuchung den Mitgliedern des Stadtrates vor der Umsetzung vorzustellen und durch den Stadtrat beschließen zu lassen.

3. einen besonderen Schwerpunkt hierbei auf die effektive, effiziente und zielorientierte Organisation der Prozesse in den einzelnen Aufgabenbereichen der Verwaltung der Stadt Schmalkalden zu legen. Der Untersuchungs- und Umsetzungsprozess ist unter steter Einbeziehung der Beschäftigten und des Personalrates in den einzelnen Bearbeitungsstadien zu gestalten.

4. die Ergebnisse und Erkenntnisse der Organisationsuntersuchung in der Verwaltung der Stadt Schmalkalden umzusetzen, um eine effektive und strukturierte Organisation der Arbeitsprozesse als Grundlage einer erfolgreichen Digitalisierung in der Verwaltung zu realisieren.

5. den notwendigen Finanzbedarf einer solchen Organisationsuntersuchung inkl. der Prozesskosten für die Umsetzung der Ergebnisse zu ermitteln und bei den Planungen für das Haushaltjahr 2022 zu berücksichtigen.