Vorlage - BVF 187/21  

Beschlussvorschlag:

Der Bürgermeister wird beauftragt,

1. eine umfassende Organisationsuntersuchung der Verwaltung der Stadt Schmalkalden unter Zuhilfenahme externer Expertise zu beauftragen. Hierfür sollen die Möglichkeiten und das Fachwissen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) - Verband für kommunales Management - genutzt werden.

2. das Ergebnis der Organisationsuntersuchung den Mitgliedern des Stadtrates vor der Umsetzung vorzustellen und durch den Stadtrat beschließen zu lassen.

3. einen besonderen Schwerpunkt hierbei auf die effektive, effiziente und zielorientierte Organisation der Prozesse in den einzelnen Aufgabenbereichen der Verwaltung der Stadt Schmalkalden zu legen. Der Untersuchungs- und Umsetzungsprozess ist unter steter Einbeziehung der Beschäftigten und des Personalrates in den einzelnen Bearbeitungsstadien zu gestalten.

4. die Ergebnisse und Erkenntnisse der Organisationsuntersuchung in der Verwaltung der Stadt Schmalkalden umzusetzen, um eine effektive und strukturierte Organisation der Arbeitsprozesse als Grundlage einer erfolgreichen Digitalisierung in der Verwaltung zu realisieren.

5. den notwendigen Finanzbedarf einer solchen Organisationsuntersuchung inkl. der Prozesskosten für die Umsetzung der Ergebnisse zu ermitteln und bei den Planungen für das Haushaltjahr 2022 zu berücksichtigen.

Begründung:

Die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes und die sich daraus ergebende notwendige Digitalisierung der öffentlichen Verwaltungen stellt auch die Verwaltung der Stadt Schmalkalden vor enorme Herausforderungen. Damit ein solcher Transformationsprozess erfolgreich gestaltet werden kann, müssen die Arbeitsabläufe in der Verwaltung als Prozesse verstanden und gestaltet werden. Nur wenn der Prozess effektiv und effizient gestaltet ist, kann er auch medienbruchfrei und nachhaltig digitalisiert werden. "Effektiv" und "effizient" bedeuten in diesem Zusammenhang, dass der Gesamtumfang aller momentanen Aufgaben der Verwaltung in einzelne, realistisch zu bewältigende Arbeitspakete zerlegt und bewertet wird. Diese Arbeitspakete des einzelnen Mitarbeiters werden danach in einzelne Prozesse aufgegliedert und strukturiert.

Dieses Vorgehen wird sowohl den Personalbereich bei den objektiven Stellenbewertungen unterstützen als auch den zahlreichen Überlastungsanzeigen durch die Mitarbeiter entgegenwirken.

Das Ziel der Organisationsuntersuchung ist die Unterstützung der Verwaltung der Stadt Schmalkalden im Sinne einer bürgerfreundlichen, effizienten Verwaltung und dient ausdrücklich nicht dem Abbau von Personal.

Diesen Transformationsprozess kann die Verwaltung neben dem Tagesgeschäft nicht aus sich selbst heraus forcieren und moderieren. Dazu braucht es den berühmten Blick vor außen, mit dem notwendigen Zeitbudget, Knowhow und dem nötigen Abstand, um sich auf die Prozesse und nicht andere Dinge zu konzentrieren.

Der Transformationsprozess muss jedoch in jeder Phase mit den Beschäftigten, dem Personalrat und der Leitungsebene gestaltet werden. Nur so lässt sich die notwendige Akzeptanz für die Notwendigkeit der Maßnahmen erzielen.

Die Stadt Bad Salzungen hat z.B. in diesem Kontext die B&P Management- und Kommunalberatung GmbH aus Dresden beauftragt, die Stadt Suhl hat die Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) aus Köln beauftragt.

Da bis zum Redaktionsschluss noch kein Angebot vorlag, konnten die Ausgaben bisher lediglich geschätzt werden (auf Grundlage von Erfahrungen anderer Kommunen). Die Mitglieder des Stadtrates werden über die Gespräche mit externen Dienstleistern fortlaufend informiert, insbesondere zum Umsetzungsstand, die Untersuchungsergebnisse und die voraussichtlich anfallenden Kosten.

*)  Ergänzungsblatt:

Als Zi. 2 wird neu eingefügt (die nachfolgenden Ziffern verschieben sich entsprechend nach hinten):

Das Ergebnis der Organisationsuntersuchung ist den Mitgliedern des Stadtrates vor Umsetzung vorzustellen und durch den Stadtrat zu beschließen.

Die Begründung wird dahingehend konkretisiert:

Das Ziel der Organisationsuntersuchung ist die Unterstützung der Verwaltung der Stadt Schmalkalden im Sinne einer bürgerfreundlichen, effizienten Verwaltung und dient ausdrücklich nicht dem Abbau von Personal.