Auszug - Beauftragung einer umfassenden Organisationsuntersuchung auf Ebene der notwendigen Arbeitsprozesse und Umsetzung der Untersuchungsergebnisse vor dem Hintergrund der Herausforderungen der Digitalisierung in der Verwaltung der Stadt Schmalkalden  

Der Bürgermeister führt aus, dass die Organisationsuntersuchung nicht nur vor dem Hintergrund der Digitalisierung vorgesehen ist, sondern auch, um aufgrund der vorliegenden Überlastungsanzeigen die vorhandenen Strukturen anzupassen und zu optimieren, um eine gleichmäßigere Auslastung innerhalb der Verwaltung herbeizuführen.

Die Beschlussvorlage wurde aufgrund eines Fraktionsantrages erarbeitet und wird von sämtlichen Fraktionen unterstützt.

Der Personalrat der Stadtverwaltung ist informiert und trägt die Organisationsuntersuchung mit.

Der Stadtverwaltung ist heute ein Rechtsgutachten zugegangen, woraus hervorgeht, dass die KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) den Auftrag zur Organisationsuntersuchung auch ohne Ausschreibung, als „Inhouse-Vergabe“, erhalten kann und sich keine vergaberechtlichen Probleme daraus ergeben.  Das Rechtsgutachten wird in Allris® (→ allg. Dokumente → Informationen) eingestellt.

Aufgrund der umfassenden Erfahrungen mit Organisationsuntersuchungen und bei der Begleitung der Umsetzung der Untersuchungsergebnisse wurde vorgeschlagen, die KGSt zu beauftragen.

Herr Liebaug ergänzt, dass es ausdrücklich nicht um eine Optimierung im Sinne von Personalreduktion geht, sondern um Unterstützung hin zu einer bürgerfreundlichen, digitalen Verwaltung, zur Weiterentwicklung der Stadtverwaltung als moderne, attraktive Arbeitgeberin sowie zur Ermittlung zukünftiger Personal- und Qualifikationsbedarfe vor dem Hintergrund der Personalentwicklungskonzeption.

Die AfD-Fraktion, so Herr Abicht, wurde in den Fraktionsantrag nicht eingebunden, so dass er heute zwei Änderungsanträge zur Beschlussvorlage stellen möchte:

Zum einen soll im Beschlussvorschlag eine neue Ziffer 2 eingefügt werden: „2. Das Ergebnis der Organisationsuntersuchung ist dem Stadtrat vor Umsetzung vorzustellen und zu beschließen.“

Zum andern beantragt Herr Abicht die Ergänzung des Satzes „Von einem Personalabbau ist vorrangig in den Stellenplänen 2022-24 abzusehen.“ am Ende der neuen Ziffer 3.

Herr Liebaug sowie Herr Kaiser können der ersten Änderung (neue Ziffer 2) folgen.

Für die zweite Änderung empfiehlt Herr Liebaug eine andere Formulierung: „Die Reduzierung von Planstellen im Stellenplan auf Grundlage der Organisationsuntersuchung ist nicht vorgesehen“, um die Haushaltsplanung 2022-24 nicht vorwegzunehmen und auf notwendigen Veränderungsbedarf, der sich möglicherweise unabhängig von der Organisationsuntersuchung ergibt, reagieren zu können.

Herr Abicht konkretisiert, dass es um das Vermeiden von Personalabbau, nicht um Stellenabbau, geht.

Herr Kaminski schlägt vor, die erste Änderung (neue Ziffer 2) klarstellend mit in den Beschlussvorschlag aufzunehmen; die zweite Änderung sollte in der Begründung Berücksichtigung finden, um die beabsichtigte Zielsetzung klarer zu formulieren (politische Bindung) – ohne die „haushaltsrelevante Bindung“.

Herr Abicht geht davon aus, dass der Prozess der Organisationsuntersuchung einschließlich Umsetzung der Ergebnisse die nächsten 2 bis 3 Jahre andauert. Das tangiert die nächste Legislaturperiode. Deshalb möchte er die Vermeidung von Personalabbau aufgrund der Organisationsuntersuchung sicherstellen und daher beide Änderungen wie beantragt aufnehmen lassen.

Herr Glienke, stellvertretender Hauptamtsleiter, befürwortet die vom Bürgermeister vorgeschlagene Variante – auch, da sich im Zuge der Verwaltungsreform die Aufgabenverteilung für die Kommunen gegebenenfalls ändert. Mit dem Ziel „Vermeidung von Personalabbau“ in der Begründung bleibt die Stadt Schmalkalden bezüglich der „haushaltsrelevanten Bindung“ flexibler, wenn sich eine geänderte Aufgabenverteilung möglicherweise auf die Personalverteilung auswirkt.

Herr Kaminski lässt nunmehr über die beiden Anträge von Herrn Abicht abstimmen:

Ergänzungs-/Klarstellungsantrag:

Es wird eine neue Ziffer 2 eingefügt: „2. Das Ergebnis der Organisationsuntersuchung ist dem Stadtrat vor Umsetzung vorzustellen und zu beschließen.“ Die nachfolgenden Ziffern verschieben sich entsprechend nach hinten.

Damit ist der Antrag angenommen.

Änderungsantrag:

Unter der neuen Ziffer 3. wird als letzter Satz eingefügt: „Von einem Personalabbau ist vorrangig in den Stellenplänen 2022-24 abzusehen.“

Dieser Antrag ist somit abgelehnt. Dennoch bittet Herr Kaminski die Verwaltung, in Abstimmung mit den antragstellenden Fraktionen der Beschlussvorlage, die Begründung dahingehend zu konkretisieren und die Ziele der Organisationsuntersuchung klarzustellen.

Sodann geben die Ausschussmitglieder einstimmig folgende Beschlussempfehlung, einschließlich Aufnahme der neuen Ziffer 2 gemäß Ergänzungs-/Klarstellungsantrag sowie der Maßgabe, die Begründung der Beschlussvorlage hinsichtlich der Ziele der Organisationsuntersuchung zu konkretisieren:

Der Bürgermeister wird beauftragt,

1. eine umfassende Organisationsuntersuchung der Verwaltung der Stadt Schmalkalden unter Zuhilfenahme externer Expertise zu beauftragen. Hierfür sollen die Möglichkeiten und das Fachwissen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) -Verband für kommunales Management - genutzt werden.

2. das Ergebnis der Organisationsuntersuchung den Mitgliedern des Stadtrates vor der Umsetzung vorzustellen und durch den Stadtrat beschließen zu lassen.

3.  einen besonderen Schwerpunkt hierbei auf die effektive, effiziente und zielorientierte Organisation der Prozesse in den einzelnen Aufgabenbereichen der Verwaltung der Stadt Schmalkalden zu legen. Der Untersuchungs- und Umsetzungsprozess ist unter steter Einbeziehung der Beschäftigten und des Personalrates in den einzelnen Bearbeitungsstadien zu gestalten.

4. die Ergebnisse und Erkenntnisse der Organisationsuntersuchung in der Verwaltung der Stadt Schmalkalden umzusetzen, um eine effektive und strukturierte Organisation der Arbeitsprozesse als Grundlage einer erfolgreichen Digitalisierung in der Verwaltung zu realisieren.

5. den notwendigen Finanzbedarf einer solchen Organisationsuntersuchung inkl. der Prozesskosten für die Umsetzung der Ergebnisse zu ermitteln und bei den Planungen für das Haushaltjahr 2022 zu berücksichtigen.