Vorlage - BV 153/23  

Beschlussvorschlag:

Der Stadtrat beschließt:

1. Im Zusammenhang mit der 1150-Jahrfeier der Stadt Schmalkalden im Jahr 2024 wird ein Vorgriff auf den Haushalt des Haushaltsjahres 2024 in Höhe von 150.000,00 Euro beschlossen.

2. Über den Abschluss von Rechtsgeschäften, welche im Kontext mit der 1150-Jahrfeier der Stadt Schmalkalden stehen, entscheidet das nach der Geschäftsordnung für den Stadtrat und die Ausschüsse der Stadt Schmalkalden zuständige Organ bzw. Gremium. 

Begründung:

In Vorbereitung der 1150-Jahrfeier sind zahlreiche und komplexe organisatorische Abstimmungsprozesse notwendig, um einen reibungslosen Ablauf und vor allem positiven Gesamtverlauf des Ereignisses im Sinne der Bürgerinnen und Bürger zu garantieren. Insbesondere die vorfristige vertragliche Bindung von Künstlern bzw. deren Agenturen ist hierbei entscheidend, um ein vielfältiges und ansprechendes Programm sicherzustellen. Hierbei ist zu beachten, dass die Veranstaltungskalender für 2024 schon meist üppig gefüllt und freie Kapazitäten, insbesondere in den Sommermonaten, schon jetzt nur schwerlich auszumachen sind. Durch die Festlegung des Zeitraumes der 1150-Jahrfeier auf einen Zeitraum zwischen dem 16. und 25. August 2023 fällt die Veranstaltung exakt auf einen, wie schon konstatiert, massiv frequentierten Zeitkorridor.

Insofern ist ein Aufschieben dieser notwendigen Rechtsgeschäfte nicht ohne wirtschaftlichen oder auch kulturellen Nachteil für die Stadt Schmalkalden. Es gilt hierbei zu beachten, dass verspätete Abschlüsse von Verträgen dieser Art meist mit enormen Preisaufschlägen verhaftet sind. Auch sog. Bietergefechte zwischen Veranstaltern sind hierbei nicht auszuschließen. Darüber hinaus gilt es zu berücksichtigen, dass die ansprechende Gestaltung von Jahrfeiern dieser Größenordnung ein frühzeitiges Agieren jedweder Art erfordern.

Zur Absicherung der finanziellen Grundlage ist für die Gewährleistung der o.g. Sachzusammenhänge in Bezug auf die 1150-Jahrfeier ein Haushaltsvorgriff für das Jahr 2024 in einem Umfang von 150.000 € notwendig.