Vorlage - BV 053/22  

Beschlussvorschlag:

Der Stadtrat beschließt:

Der Bürgermeister der Stadt Schmalkalden, Herr Thomas Kaminski, wird gemäß § 23 Absatz (2) lit. d) der Geschäftsordnung für den Stadtrat und die Ausschüsse der Stadt Schmalkalden vom 12.12.2016 ermächtigt und beauftragt, im Rahmen des aktuell laufenden Ausschreibungsverfahren zur „Lieferung von Druck-, Fax-, Kopier- und Scantechnik (multifunktionalen Systemen) für die Stadtverwaltung Schmalkalden und deren Außenstellen inkl. Installation, Inbetriebnahme und Einweisung in die Geräte sowie Reparatur- und Wartungsvertrag (Miete + Klick)“ (Vergabenummer 2022-0600.5300-1) den Zuschlag eigenmächtig auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot zu erteilen.

Begründung:

Im Wege einer Öffentlichen Ausschreibung wurde die Druck-, Fax-, Kopier- und Scantechnik (multifunktionalen Systeme) für die Stadtverwaltung Schmalkalden und deren Außenstellen im Jahr 2018 an die Firma Triumph-Adler, NL Erfurt, Flughafenstraße 12, 99092 Erfurt mit einer Vertragslaufzeit von 48 Monaten vergeben. Der in diesem Zusammenhang geschlossene Vertrag endet nunmehr zum 30.06.2022. Eine Verlängerung des bestehenden Vertrags ist aus wirtschaftlichen und technischen Gründen nicht zielführend (u.a. Verschleiß, Wartungszyklen, neue Anforderungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung).

In Vorbereitung auf eine Neuausschreibung der Druck- und Kopiertechnik für die Stadtverwaltung Schmalkalden und deren Außenstellen (Tourist-Information, Kindertagesstätten, Notunterkunft, Freibad Näherstille) hat das Sachgebiet 10/1 ein umfangreiches (bedarfsgerechtes) Leistungsverzeichnis für insgesamt 32 Multifunktionsgeräte nach den spezifischen Standortanforderungen erarbeitet (Großgeräte bis Arbeitsplatzdrucker). Eine Abstimmung mit den einzelnen Fachämtern hat im Voraus stattgefunden. Die Geräte verteilen sich dabei wie folgt auf die Haushaltsstellen:

- HHSt. 0600.5300: 26 Geräte (Kategorie TOP, Abteilung, Arbeitsgruppe, Arbeitsplatz Multi/Doku/BüBü)

- HHSt. 4350.5300:   1 Gerät   (Kategorie Arbeitsplatz Multi)

- HHSt. 46403.5300: 1 Gerät   (Kategorie Kita Multi)

- HHSt. 5700.5300:   1 Gerät   (Kategorie Arbeitsgruppe)

- HHSt. 7900.5300:   3 Geräte (Kategorie Abteilung, Arbeitsplatz Multi).

Aufgrund der fortgeschrittenen Zeit und unter Beachtung der verschiedenen Fristen im Rahmen der Durchführung einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb nach § 8 Absatz (4) Nr. 17 UVgO und § 12 UVgO i.V.m. § 1 Absatz (2) Nr. 1 ThürVgG, Nr. 1.2.2.2 Absatz (1a) ThürVVöA, in der Fassung der Ersten Änderung der Thüringer Verwaltungsvorschrift zur Vergabe öffentlicher Auftrage (ThürVVöA) vom 09.12.2021 (u.a. Frist für Bieterfragen, Binde- und Zuschlagsfrist, Wartefrist vor Zuschlag, aber auch unter Berücksichtigung von Beschaffungs-/Lieferzeiten der Bieter ist es nicht mehr möglich, die regulären Gremiengänge des Haupt- und Finanzausschusses oder des Stadtrats im Juni 2022 abzuwarten. Andernfalls besteht das Risiko, dass der Verwaltung mit Beginn Juli 2022 kurzzeitig nur eingeschränkte Druck- und Kopiertechnik zur Verfügung steht.

Da die reguläre Einhaltung der Gremiengänge aus o.g. Gründen nicht möglich ist, soll der Bürgermeister ermächtigt und beauftragt werden, den Zuschlag entsprechend auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot zu erteilen und in der folgenden Sitzung des Stadtrats der Stadt Schmalkalden über die Zuschlagserteilung zu informieren.

Gemäß § 23 Absatz (2) lit. d) der Geschäftsordnung für den Stadtrat und die Ausschüsse der Stadt Schmalkalden vom 12.12.016 kann der Stadtrat dem Bürgermeister im Einzelfall durch Beschluss mit seiner Zustimmung oder allgemein durch die Hauptsatzung Aufgaben zur selbständigen Erledigung übertragen.