Vorlage - BV 070/19  

Beschlussvorschlag:

Der Stadtrat beschließt:

1. Die Stadt Schmalkalden setzt die Maßnahme „Anschaffung einer Voice-over-IP Telekommunikationsanlage für die Stadtverwaltung Schmalkalden, Hier: Projektierung, Lieferung, Installation und Inbetriebnahme mit anschließendem Service/Support (Vergabenummer: 2019-0600.9350-1“ mit einem Ausgabenvolumen in Höhe von insgesamt 56.077,42 € um.

2. Im Zusammenhang mit der Umsetzung der unter 1. genannten Maßnahme werden im Wege eines Vorgriffes auf den Haushalt 2019 betreffend die Haushaltsstelle 0600.9350 Ausgaben in Höhe von 48.080,62 € beschlossen.

3. Die unter den Punkten 1. bis 2. getroffenen Festlegungen stehen unter dem Vorbehalt, dass die durch den Stadtrat beschlossene Haushaltssatzung 2019 einschließlich der dazugehörigen Anlagen Rechtswirksamkeit erlangt.

Begründung:

Die Anschaffung einer neuen Telekommunikationsanlage (TK-Anlage) wird erforderlich, da die bisherige leitungsvermittelnde TKA-Technik seit etwa zwei Jahrzehnten in Betrieb ist und den Anforderungen an die Telekommunikationstechnik nicht mehr gerecht wird. Gleichzeitig werden mit der TK-Anlage auch neue Telefonendgeräte für die Beschäftigten der Stadtverwaltung angeschafft. In Vorbereitung dieser Maßnahme wurde bereits im Jahr 2018 das Kabelnetz des Rathauses nach aktuellem Stand der Technik erneuert. Für die IP-Telefonie werden zudem bestehende Tarife mit dem Provider Vodafone angepasst und ein neuer Business Internet Pro Vertrag mit 10 Mbps (SDSL) abgeschlossen (providerseitige Voraussetzung).

Infolge einer Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb nach § 3 Abs. 3 der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) 2009, Teil A: Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen (VOL/A) i.V.m. § 1 Abs. 2 des Thüringer Gesetzes über die Vergabe öffentlicher Aufträge sowie Nr. 1.2.2.2 der Thüringer Verwaltungsvorschrift zur Vergabe öffentlicher Aufträge liegt das wirtschaftlichste Angebot bei einem Auftragsvolumen i.H.v. von insgesamt 56.077,42 €. Von dieser Auftragssumme werden 48.080,62 € für die Umsetzung von Projektierung, Lieferung, Installation und Inbetriebnahme der neuen Technik benötigt.

Der Vorgriff auf den Haushalt wird notwendig, da sich die Stadt Schmalkalden bis zur öffentlichen Bekanntmachung der Haushaltssatzung im Amtsblatt der Stadt Schmalkalden in einer vorläufigen Haushaltsführung befindet. Ein Aufschub der Auftragsauslösung führt aufgrund von Binde- und Zuschlagsfristen sowie der überholten Telekommunikationstechnik dagegen zum Nachteil der Verwaltung (u.a. Ausfall der Telefontechnik, Reparaturkosten).

Die Auftragsvergabe an das Unternehmen mit dem wirtschaftlichsten Angebot ist Gegenstand der Beschlussvorlage, Reg.-Nr. BV 071/19 (Status: nichtöffentlich).